Русский человек любит вспоминать, но не любит жить...
Пессимист, оказавшись перед выбором между двумя видами зла, выбирает оба.
Оскар Уайльд
Выбор через сравнение.
Довольно часто нам требуется сделать выбор из нескольких вариантов. Выбор вещь сложная, особенно когда вариантов больше двух. Иногда мы просто “знаем” - делаем выбор не задумываясь. Для меня таким выбором всегда был гель для душа. Но вот когда дело доходит до выбора чего-то более дорогого или, того что мы будем использовать не один год, то тут каждому бы хотелось совершить осознанный выбор. Предлагаемая мною методика, используется мною для выбора программного обеспечения. Но вполне может быть адаптирована для других задач.
Данная публикация будет основана на реальном выборе программы автоматизации отдела продаж недвижимости. Как и в любом деле в продаже недвижимости есть своя специфика, которая требует специального функционала программы.
Перед тем, как что-либо автоматизировать необходимо четко понимать что именно мы автоматизируем, кому это надо, и кто за это заплатит. Для начала проекта по автоматизации и применения методики выбора нам нужно иметь:
Описанный бизнес процесс;
Владельца бизнес процесса;
Спонсора проекта автоматизации;
Функционально-технические требования к проекту автоматизации.
Назначение каждого пункта можно понять по таблице “Что и зачем нужно иметь для начала”
Предлагаемая методика выборка состоит из следующих шагов:
Формирование длинного списка продуктов.
Формирование короткого списка продуктов.
Демонстрация продуктов.
Формирование матрицы выбора продукта.
Выбор продукта.
Разберем каждый из этих пунктов подробно.
На этом этапе требуется изучить рынок и найти на рынке максимально возможное число предложенией продуктов удовлетворяющих бизнес процесу. Необходимо использовать как поисковые системы сети интернет, так и мнения специалистов в предметной области, мнение их коллег, учитывать текущие векторы развития области применения. Например я,решая задачу по выбору системы для автоматизации продаж объектов недвижимости, кроме поиска в сети интернет, просто, по пути домой, заходил в офисы продаж застройщиков в своем районе, представлялся покупателем, а потом ненавязчиво интересовался используемым программным обеспечением.
По каждому из найденных продуктов необходимо произвести контакт с контрагентом по телефону или e-mail и предварительно договориться о демонстрации программного продукта. После общения с контрагентом по горячим следам выставить ему оценку по шкале от 0 до 5, где 5 -отлично 1 -неудовлетворительно, а 0 - контакт установить не удалось. Во всяком деле важен творческий подход, в моем случае, при выборе системы с функционалом CRM, я делал так, чтобы звонок сорвался и ожидал перезвонят мне или нет. Обращал внимание при вторичном моем звонке узнавали ли меня по номеру телефона или же мне требовалось заново представляться и искать своего менеджера. Таким образом, я понимал для себя использует ли мой потенциальный подрядчик те функции CRM, которые будет мне продавать.
По мере формирования длинного списка надо начинать работу по следующему этапу если у Вас в ФТТ есть требования к поставщику предъявляемые Службой безопасности и Финансовым департаментом, то для ускорения процесса следует направлять в соответствующие службы реквизиты контрагентов с оценкой >2, не дожидаясь окончательно формирования списка.
Этот этап представляет из себя анализ длинного списка продуктов и исключение из него заранее непригодных вариантов. Для эффективного отсева требуется:
Получить результаты по каждому контрагенту от службы безопасности и финансового департамента, исключить контрагентов не прошедших такую проверку.
Проверить контрагента на соответствие требованию к подрядчику из ФТТ (в моем примере это было наличие более 5 успешных внедрений продукта)
Демонстрация продуктов - это этап, который потребует организаторских навыков, возможно привлечение секретаря-референта. Цель этапа провести демонстрации продуктов с помощью сил потенциальных исполнителей нашей группе по выбору, которая должна оценить каждый продукт из короткого списка по предложенным нами критериям оценки. Этап состоит из следующих шагов:
Формирование группы по выбору.
Разработка анкет оценки продукта.
Проведение демонстраций продуктов из короткого списка.
Сбор и анализ анкет оценки продукта.
Один из ключевых вопросов шага демонстрации продукта - это формирование группы по выбору. На данном шаге определяется круг лиц, который непосредственно будет оценивать продукты.Эффективный размер группы по выбору 5-7 человек. В обязательно порядке в группу должен быть включен владелец бизнес процесса или его представитель, ключевые пользователи продукта, представитель спонсора проекта, технический специалист.
При необходимости можно включать владельцев смежных бизнес процессов или их представителей. Не следует превышать рекомендуемый размер группы по выбору, есть риск превратить демонстрации продуктов в рабочие совещания. Но тем не менее группа по выбору должна пользоваться авторитетом и её состав должен обладать максимальной компетентностью и легитимностью. Следует учитывать занятость участников группы, потому что на демонстрации им придется отвлекаться от своих текущих дел.
Результат этого шага, это составление списка участников группы по выбору следующего вида.
Если с колонками ФИО, Должность, Контакты, все понятно, они нужны в дальнейшем для составления протоколов, то колонки Критичность и Вес оценки требует пояснения. Критичность “Обязательно” говорит о том, что присутствие участника на демонстрации обязательно и в случае его отсутствия демонстрация не проводится.
Вес оценки - это повышающий коэффициент голоса участника. Как правило измеряется в диапазоне от 1 до 3. Выбор продукта не имеет никакого отношения к демократии и в нашем случае более компетентные участники обладают сразу несколькими головами. Как правило это владельцы бизнес процесса и ключевые пользователи продукта. Первые обладают широкими компетенциями в бизнес процессе и понимают потребности компании в целом, а вторым предстоит непосредственно использовать продукт в своей текущей деятельности.
